سيرفرات حرب التتار بجميع انواعها سريع مدفوع x50000 x900000 ذهب مجاني والمزيد
 
الرئيسيةالرئيسية  س .و .جس .و .ج  بحـثبحـث  التسجيلالتسجيل  دخولدخول  

شاطر | .
 

 كيفية كتابة خطاب رسمي بشكل صحيح

استعرض الموضوع السابق استعرض الموضوع التالي اذهب الى الأسفل 
كاتب الموضوعرسالة
Admin
المدير العام
المدير العام
avatar

عدد المساهمات : 911
نقاط : 6669
التقييم : 24
تاريخ التسجيل : 31/10/2011
الموقع : http://tatarwar.mam9.com
المزاج : ...

مُساهمةموضوع: كيفية كتابة خطاب رسمي بشكل صحيح    الأحد يناير 26, 2014 12:51 am

الطريقة الصحيحة لكتابة الخطابات الرسمية 

1 ـ يجب كتابة كليشة معلومات الإدارة في الزاوية اليمنى العليا من الخطاب بحيث تحوي المعلومات التالية :

المملكة العربية السعودية

وزارة التربية والتعليم 

الإدارة العامة لتربية وتعليم البنات با....

( يكتب هنا اسم المدرسة )

2 ـ شعار الوزارة يجب أن يكون بالوسط بحيث يحمل اسم وزارة التربية والتعليم ، ولا يكتب أي معلومات تحت الشعار مثل ( اسم المدرسة )ولا يعالج الشعار بطريقة هيئته كان يمط أو يضغط من احد الجانبين .

3 ـ في الزاوية اليسرى العليا تكتب المعلومات الآتية :

الـرقم : ........................

التاريخ : ........................

المشفوعات : ....................



4 ـ لا توضع أي أشكال أو ورود أو رسومات لأجل كون الخطابات رسمية ولا يليق بها ذلك .

5 ـ يراعى عدم كتابة الخطاب بالخط اليدوي إلا في الحالات القصوى .

6 ـ المسافة العمودية بين كليشة الخطابات يجب أن تكون معقولة بحيث ألا تكون كبيرة ولا صغيرة ( نصف سنتيمتر تقريبا فقط ) .

7 ـ المسافة بين الجانبين في الورقة يجب أن تكون متوسطة فلا يلتصق النص بأحد الجانبين الأيمن أو الأيسر .

8 ـ نوع الخط الذي يكتب به اسم الجهة المخاطبة يجب أن يكون مسودا من نوع 

Traditional Arabicوبنمط ( 18 ) أو نوع AL – MATEEN 

9 ـ نوع الخط الذي يكتب به نص الخطاب يفضل mohand .

10 ـ ينص في السام بالطريقة الاتية ( السلام عليكم ورحمة الله وبركاته وبعد ؛) الخطاب ويتبع بفاصلة منقوطة ( ؛ ) ولا تكتب كلمة ( بعد ) بعيدة عن السلام بل ملاصقة لعبارة التسليم .

11 ـ جعل مسافة مع بداية كل فقرة او مقطع من الخطاب بالضغط على زر ( TAP) الذي عليه سهمان متعاكسان ( من لوحة الفاتيح .

12 ـ يكون مقاس الخط الداخلي للخطاب 16 ، وتوضع الطابعة على وضع الطباعة ( المسودة السريعة )لكي لا تستهلك كمية اكبر من الحبر .

13 ـ يراعى ان تكتب المسميات والالقاب والدعوات بطريقة مناسبة ولائقة .

مثل : عند كتابة خطاب لسعادة مدير عام تربية وتعليم البنات بالاحساء يجب ان يكتب بالشكل الاتي :

سعادة المدير العام لتربية وتعليم البنات با...... حفظه الله

اللقب
المسمــــــــــــــى
التكريم


بينما يكتب الخطاب لاي موظف او موظفة بالادارة غير المدير العام بالشكل الاتي :

المكرم / المكرمة مدير ادارة / مديرة ادارة المحترم / المحترمة

اللقب
المسمــــــــــــــى
التكريم


ó يكتب بدون إمالة في الخط .

ó لا توضع شرطة ( / ) بين اللقب والاسم ، ويتنبه لتذكير وتأنيث اللقب والتكريم .

ó تكتب عبارة ( حفظه الله ) بدون وضع نقطتين على الهاء ( حفظــة الله ) .

ó التنبه للفرق بين الضاد والظاء في كتابة بعض الكلمات مثل ( حضور ) وتكتب خطأ ( حظور )

14 ـ يشمل الخطاب اسم الناسخ بالأسفل أيضا .

15 ـ عند المخاطبات يراعى الآتي :

ó عند مخاطبة مدير الإدارة يؤشر الخطاب من معد الخطاب ويوقع من رئيس القسم .

ó عند مخاطبة المساعد فيؤشر على الخطاب من رئيس القسم ومعد الخطاب ويوقع الخطاب من مدير الإدارة .

ó عند مخاطبة المدير العام فيؤشر على الخطاب من قبل مدير الإدارة ورئيس القسم ومعد الخطاب ، ويوقع الخطاب من المساعد .

ó عند مخاطبة جهة خارجية فيؤشر على الصورة من المساعد ومدير الإدارة ويوقع من سعادة المدير العام ، أو يؤشر على الصورة من مدير الإدارة وفق الخطاب ويوقع الخطاب من المساعد نيابة عن المدير العام .

ó تكون مسئولية سلامة الخطاب على الموقع فعلى الموقع أن يراجع الخطاب ويقراه بعناية قبل التوقيع عليه .

ó لا ترسل الخطابات للمدير العام مباشرة إلا في حالتين : 

أ ـ في حالة رفع الشكاوي .

ب ـ رفع المقترحات لسعادته .

16 ـ يراعى نظام الصلاحيات في توجيه الخطابات الموجهة للوزارة .

17 ـ في حالة كون الخطاب من صيغة تعميم فتكتب الجهات المعنية في خانة العنوان مثل : تعميم لجميع المراكز والإدارات والأقسام ثم يكتب إلى من يوجه الخطاب بصيغة العموم مثل :

المكرم مدير المحترم

المكرمة مديرة المحترمة

18 ـ في حالة كون الخطاب يحمل صفة معينة مثل : ( سري ) فيكتب في أعلى الخطاب من الوسط كلمة سري ويفضل باللون الأحمر للطابعات الملونة أو كتابته يدويا في حالة عدم توفر الطابعة الملونة ، كما يرسل الخطاب في مظروف ويكتب عليه سري كذلك .أو صفة ( عاجل ) أو ( عاجل جداً ) فيكتب عليه كذلك في أعلى الصفحة من الوسط .

19 ـ يجب أن يوضح الغرض من الخطاب في نهاية الخطاب مثل ( نرجو المتابعة ) أو ( لتكليف من يلزم ) أو ( للاطلاع ) أو ( للتوجيه ) .

20 ـ تكون هيئة الموقع واسم الموقع وخانة التوقيع في الجهة اليسرى السفلى من الخطاب ، ويراعى كون الاسم متوسطا طول مسافة اللقب ولا يكون هناك اختلال في التنسيق على ان يكون حجم الخط ( 18 ) .

21 ـ يكون هناك مسافة فاصلة سطر بين هيئة موقع الخطاب واسمه لأجل التوقيع .

22 ـ يجب أن يضع الموقع توقيعه وتاريخ التوقيع في المكان المحدد بين الهيئة والاسم .

إذا كانت هناك صور من الخطاب فتوضع مسميات أصحاب الصور بالشكل الآتي :

ص / لمديرة مركز الإشراف التربوي بالهفوف .ويجب أن تكون الصور في أسفل الخطاب من الجهة اليمنى وببنط غير مسود وبقاس خط ( 12 ) .

23 ـ عند قفل الخطاب أو عند الحاجة لكتابة نقط فلا تكتب النقط باستخدام زر الرقم صفر وإنما تكتب نقط ويحصل عليها بالضغط على زر الأحرف العالية ثم على حرف ( الزاي ) من لوحة المفاتيح .

24 ـ يراعى عند قفل الخطاب عدم كتابة كلمة ( دمتم ) نظراً لمخالفتها للشرع فالدوام لله وحده ويمكن ان تقفل بمثل الاتي : والله الموفق ، وتقبلوا فائق التحيات ، وغيرها.
الرجوع الى أعلى الصفحة اذهب الى الأسفل
http://tatarwar.mam9.com
 

كيفية كتابة خطاب رسمي بشكل صحيح

استعرض الموضوع السابق استعرض الموضوع التالي الرجوع الى أعلى الصفحة 
صفحة 1 من اصل 1

صلاحيات هذا المنتدى:لاتستطيع الرد على المواضيع في هذا المنتدى
منتدى حرب التتار :: l♥ الأقـسـام العـامـة ♥l :: مواضيع عامة-