سيرفرات حرب التتار بجميع انواعها سريع مدفوع x50000 x900000 ذهب مجاني والمزيد
 
الرئيسيةالرئيسية  التسجيلالتسجيل  دخولدخول  

شاطر
 

 كيفية كتابة خطاب رسمي بشكل صحيح

استعرض الموضوع السابق استعرض الموضوع التالي اذهب الى الأسفل 
كاتب الموضوعرسالة
Admin
المدير العام
المدير العام
Admin

عدد المساهمات : 911
نقاط : 6669
التقييم : 24
تاريخ التسجيل : 31/10/2011
الموقع : http://tatarwar.mam9.com
المزاج : ...

كيفية كتابة خطاب رسمي بشكل صحيح  Empty
مُساهمةموضوع: كيفية كتابة خطاب رسمي بشكل صحيح    كيفية كتابة خطاب رسمي بشكل صحيح  Emptyالأحد يناير 26, 2014 12:51 am

الطريقة الصحيحة لكتابة الخطابات الرسمية 

1 ـ يجب كتابة كليشة معلومات الإدارة في الزاوية اليمنى العليا من الخطاب بحيث تحوي المعلومات التالية :

المملكة العربية السعودية

وزارة التربية والتعليم 

الإدارة العامة لتربية وتعليم البنات با....

( يكتب هنا اسم المدرسة )

2 ـ شعار الوزارة يجب أن يكون بالوسط بحيث يحمل اسم وزارة التربية والتعليم ، ولا يكتب أي معلومات تحت الشعار مثل ( اسم المدرسة )ولا يعالج الشعار بطريقة هيئته كان يمط أو يضغط من احد الجانبين .

3 ـ في الزاوية اليسرى العليا تكتب المعلومات الآتية :

الـرقم : ........................

التاريخ : ........................

المشفوعات : ....................



4 ـ لا توضع أي أشكال أو ورود أو رسومات لأجل كون الخطابات رسمية ولا يليق بها ذلك .

5 ـ يراعى عدم كتابة الخطاب بالخط اليدوي إلا في الحالات القصوى .

6 ـ المسافة العمودية بين كليشة الخطابات يجب أن تكون معقولة بحيث ألا تكون كبيرة ولا صغيرة ( نصف سنتيمتر تقريبا فقط ) .

7 ـ المسافة بين الجانبين في الورقة يجب أن تكون متوسطة فلا يلتصق النص بأحد الجانبين الأيمن أو الأيسر .

8 ـ نوع الخط الذي يكتب به اسم الجهة المخاطبة يجب أن يكون مسودا من نوع 

Traditional Arabicوبنمط ( 18 ) أو نوع AL – MATEEN 

9 ـ نوع الخط الذي يكتب به نص الخطاب يفضل mohand .

10 ـ ينص في السام بالطريقة الاتية ( السلام عليكم ورحمة الله وبركاته وبعد ؛) الخطاب ويتبع بفاصلة منقوطة ( ؛ ) ولا تكتب كلمة ( بعد ) بعيدة عن السلام بل ملاصقة لعبارة التسليم .

11 ـ جعل مسافة مع بداية كل فقرة او مقطع من الخطاب بالضغط على زر ( TAP) الذي عليه سهمان متعاكسان ( من لوحة الفاتيح .

12 ـ يكون مقاس الخط الداخلي للخطاب 16 ، وتوضع الطابعة على وضع الطباعة ( المسودة السريعة )لكي لا تستهلك كمية اكبر من الحبر .

13 ـ يراعى ان تكتب المسميات والالقاب والدعوات بطريقة مناسبة ولائقة .

مثل : عند كتابة خطاب لسعادة مدير عام تربية وتعليم البنات بالاحساء يجب ان يكتب بالشكل الاتي :

سعادة المدير العام لتربية وتعليم البنات با...... حفظه الله

اللقب
المسمــــــــــــــى
التكريم


بينما يكتب الخطاب لاي موظف او موظفة بالادارة غير المدير العام بالشكل الاتي :

المكرم / المكرمة مدير ادارة / مديرة ادارة المحترم / المحترمة

اللقب
المسمــــــــــــــى
التكريم


ó يكتب بدون إمالة في الخط .

ó لا توضع شرطة ( / ) بين اللقب والاسم ، ويتنبه لتذكير وتأنيث اللقب والتكريم .

ó تكتب عبارة ( حفظه الله ) بدون وضع نقطتين على الهاء ( حفظــة الله ) .

ó التنبه للفرق بين الضاد والظاء في كتابة بعض الكلمات مثل ( حضور ) وتكتب خطأ ( حظور )

14 ـ يشمل الخطاب اسم الناسخ بالأسفل أيضا .

15 ـ عند المخاطبات يراعى الآتي :

ó عند مخاطبة مدير الإدارة يؤشر الخطاب من معد الخطاب ويوقع من رئيس القسم .

ó عند مخاطبة المساعد فيؤشر على الخطاب من رئيس القسم ومعد الخطاب ويوقع الخطاب من مدير الإدارة .

ó عند مخاطبة المدير العام فيؤشر على الخطاب من قبل مدير الإدارة ورئيس القسم ومعد الخطاب ، ويوقع الخطاب من المساعد .

ó عند مخاطبة جهة خارجية فيؤشر على الصورة من المساعد ومدير الإدارة ويوقع من سعادة المدير العام ، أو يؤشر على الصورة من مدير الإدارة وفق الخطاب ويوقع الخطاب من المساعد نيابة عن المدير العام .

ó تكون مسئولية سلامة الخطاب على الموقع فعلى الموقع أن يراجع الخطاب ويقراه بعناية قبل التوقيع عليه .

ó لا ترسل الخطابات للمدير العام مباشرة إلا في حالتين : 

أ ـ في حالة رفع الشكاوي .

ب ـ رفع المقترحات لسعادته .

16 ـ يراعى نظام الصلاحيات في توجيه الخطابات الموجهة للوزارة .

17 ـ في حالة كون الخطاب من صيغة تعميم فتكتب الجهات المعنية في خانة العنوان مثل : تعميم لجميع المراكز والإدارات والأقسام ثم يكتب إلى من يوجه الخطاب بصيغة العموم مثل :

المكرم مدير المحترم

المكرمة مديرة المحترمة

18 ـ في حالة كون الخطاب يحمل صفة معينة مثل : ( سري ) فيكتب في أعلى الخطاب من الوسط كلمة سري ويفضل باللون الأحمر للطابعات الملونة أو كتابته يدويا في حالة عدم توفر الطابعة الملونة ، كما يرسل الخطاب في مظروف ويكتب عليه سري كذلك .أو صفة ( عاجل ) أو ( عاجل جداً ) فيكتب عليه كذلك في أعلى الصفحة من الوسط .

19 ـ يجب أن يوضح الغرض من الخطاب في نهاية الخطاب مثل ( نرجو المتابعة ) أو ( لتكليف من يلزم ) أو ( للاطلاع ) أو ( للتوجيه ) .

20 ـ تكون هيئة الموقع واسم الموقع وخانة التوقيع في الجهة اليسرى السفلى من الخطاب ، ويراعى كون الاسم متوسطا طول مسافة اللقب ولا يكون هناك اختلال في التنسيق على ان يكون حجم الخط ( 18 ) .

21 ـ يكون هناك مسافة فاصلة سطر بين هيئة موقع الخطاب واسمه لأجل التوقيع .

22 ـ يجب أن يضع الموقع توقيعه وتاريخ التوقيع في المكان المحدد بين الهيئة والاسم .

إذا كانت هناك صور من الخطاب فتوضع مسميات أصحاب الصور بالشكل الآتي :

ص / لمديرة مركز الإشراف التربوي بالهفوف .ويجب أن تكون الصور في أسفل الخطاب من الجهة اليمنى وببنط غير مسود وبقاس خط ( 12 ) .

23 ـ عند قفل الخطاب أو عند الحاجة لكتابة نقط فلا تكتب النقط باستخدام زر الرقم صفر وإنما تكتب نقط ويحصل عليها بالضغط على زر الأحرف العالية ثم على حرف ( الزاي ) من لوحة المفاتيح .

24 ـ يراعى عند قفل الخطاب عدم كتابة كلمة ( دمتم ) نظراً لمخالفتها للشرع فالدوام لله وحده ويمكن ان تقفل بمثل الاتي : والله الموفق ، وتقبلوا فائق التحيات ، وغيرها.
الرجوع الى أعلى الصفحة اذهب الى الأسفل
http://tatarwar.mam9.com
 

كيفية كتابة خطاب رسمي بشكل صحيح

استعرض الموضوع السابق استعرض الموضوع التالي الرجوع الى أعلى الصفحة 
صفحة 1 من اصل 1

صلاحيات هذا المنتدى:لاتستطيع الرد على المواضيع في هذا المنتدى
منتدى حرب التتار :: l♥ الأقـسـام العـامـة ♥l :: مواضيع عامة-